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julio 20, 2024

Cómo crear un correo corporativo paso a paso

Actualizado: 4 julio, 2024

 Cómo crear un correo corporativo paso a paso

Freepik

En el mundo empresarial actual, contar con un correo corporativo no es solo una ventaja, sino una necesidad. Esta herramienta no solo mejora la comunicación interna y externa, sino que también proyecta una imagen de profesionalismo y seriedad que puede hacer la diferencia entre ganar o perder un cliente. Imagina recibir un correo de una dirección genérica como «empresa123@gmail.com» frente a uno de «nombre@tuempresa.com». La primera impresión que se genera puede influir significativamente en la percepción de tu marca.

En este artículo, te guiaremos a través de todo lo que necesitas saber sobre el correo corporativo. Desde su definición y beneficios, pasando por su importancia en el ámbito empresarial, hasta los pasos necesarios para crear y elegir el servicio que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio. Profundizaremos en cada aspecto para que tengas toda la información necesaria y puedas tomar decisiones informadas que beneficien a tu empresa.

¿Qué es el correo corporativo?

El correo corporativo, también conocido como email corporativo o correo de empresa, es una dirección de email personalizada con el nombre de dominio de una empresa, por ejemplo, «nombre@tuempresa.com«. A diferencia de las cuentas de correo gratuitas, como Gmail o Yahoo, un correo corporativo ofrece una serie de beneficios que ayudan a fortalecer la imagen y la credibilidad de tu negocio.

Beneficios del correo corporativo

  1. Imagen profesional: Utilizar una dirección de correo con tu propio dominio transmite seriedad y profesionalismo.
  2. Credibilidad y confianza: Los clientes tienden a confiar más en empresas que utilizan correos personalizados.
  3. Control y seguridad: Las empresas tienen mayor control sobre las cuentas de correo de sus empleados, lo que facilita la implementación de medidas de seguridad.
  4. Mejora de la marca: Cada vez que se envía un correo, se está promocionando el nombre de la empresa.
  5. Funcionalidades avanzadas: Muchos servicios de correo corporativo ofrecen herramientas adicionales como calendarios compartidos, almacenamiento en la nube y aplicaciones colaborativas.

Importancia del correo corporativo

El uso de un correo corporativo es crucial para la operatividad de cualquier negocio, sin importar su tamaño. A continuación, se detallan las razones principales por las cuales es importante contar con un correo corporativo:

  1. Profesionalismo: Un correo de empresa refleja una imagen más seria y confiable. Los clientes y socios comerciales suelen percibir a las empresas con correos personalizados como más profesionales y comprometidas.
  2. Seguridad: Los servicios de email corporativo suelen ofrecer niveles superiores de seguridad en comparación con los correos gratuitos. Esto incluye protección contra spam, virus y acceso no autorizado.
  3. Organización: Tener un sistema de correo corporativo facilita la organización interna de la empresa, permitiendo una mejor gestión de las comunicaciones.
  4. Marketing y branding: Cada correo enviado con un dominio propio es una oportunidad para reforzar la marca de la empresa, incrementando su visibilidad y reconocimiento.
  5. Confianza y fiabilidad: Los clientes tienden a confiar más en correos electrónicos que provienen de dominios corporativos en lugar de dominios gratuitos.

Cómo elegir un servicio de correo corporativo

Elegir el servicio adecuado de correo corporativo es una decisión importante que puede influir significativamente en la eficiencia operativa de tu empresa. Aquí te presentamos algunos aspectos clave a considerar al seleccionar un proveedor de servicios de correo corporativo:

  1. Fiabilidad y disponibilidad: Busca un proveedor que ofrezca un tiempo de actividad (uptime) cercano al 100%. Es esencial que el servicio de correo esté disponible en todo momento para evitar interrupciones en la comunicación.
  2. Seguridad: La seguridad debe ser una prioridad. Asegúrate de que el proveedor ofrezca características como encriptación de datos, protección contra spam y virus, y opciones de autenticación de dos factores.
  3. Facilidad de uso: El servicio debe ser fácil de usar tanto para el administrador como para los empleados. Una interfaz intuitiva y funcionalidades claras son imprescindibles.
  4. Soporte técnico: Opta por un proveedor que ofrezca soporte técnico 24/7. Es fundamental contar con asistencia inmediata en caso de problemas técnicos.
  5. Costo: Considera el costo del servicio, pero no sacrifiques calidad por ahorrar dinero. Evalúa las diferentes opciones y elige la que mejor se adapte a las necesidades y presupuesto de tu empresa.
  6. Funcionalidades adicionales: Algunos proveedores ofrecen funcionalidades adicionales como almacenamiento en la nube, aplicaciones colaborativas, calendarios compartidos y herramientas de productividad. Evalúa si estas características son útiles para tu empresa.

Cómo crear un correo corporativo en Google Workspace paso a paso 

Cómo crear un correo corporativo en Google Workspace paso a paso 

Crear un correo corporativo utilizando Google Workspace (anteriormente conocido como G Suite) es una excelente opción debido a su fiabilidad, facilidad de uso y las herramientas adicionales que ofrece. A continuación, te explicamos paso a paso cómo hacerlo:

1. Registro en Google Workspace

  1. Visita la página de Google Workspace: Dirígete a Google Workspace y haz clic en «Empezar».
  2. Introduce la información básica de tu empresa: Completa los campos con el nombre de tu empresa, el número de empleados y el país.
  3. Proporciona tu información de contacto: Ingresa tu nombre y una dirección de correo electrónico actual para que Google pueda contactarte si es necesario.

2. Configuración del dominio

  1. Elegir una opción de dominio: Google te dará la opción de usar un dominio que ya poseas o comprar uno nuevo a través de Google Domains. Si ya tienes un dominio, selecciona «Usar un dominio que ya poseo» y sigue las instrucciones para verificar la propiedad.
  2. Comprar un dominio (si no tienes uno): Si decides comprar un dominio, Google te guiará a través del proceso de selección y compra. Una vez que hayas comprado tu dominio, estará automáticamente configurado para Google Workspace.

3. Crear tu cuenta de Google Workspace

  1. Crear tu nombre de usuario y contraseña: Este será tu primer correo corporativo (por ejemplo, «tu.nombre@tuempresa.com«). Asegúrate de elegir un nombre de usuario y una contraseña seguros.
  2. Aceptar los términos y condiciones: Revisa y acepta los términos y condiciones de Google Workspace.

4. Verificar el dominio

  1. Accede al administrador de tu dominio: Google te proporcionará un código de verificación y te indicará que accedas a tu proveedor de dominio para añadirlo.
  2. Añadir el código de verificación: Sigue las instrucciones para añadir el código TXT al registro DNS de tu dominio. Este paso es crucial para verificar que posees el dominio.
  3. Verificar la propiedad: Una vez que hayas añadido el código, vuelve a Google Workspace y haz clic en «Verificar». Google comprobará que el código está correctamente añadido y completará la verificación.

5. Configurar los registros MX

  1. Modificar los registros MX: Los registros MX (Mail Exchange) deben configurarse para dirigir el correo electrónico de tu dominio a los servidores de Google. En el panel de control de tu proveedor de dominio, busca la sección de configuración de DNS y añade los registros MX proporcionados por Google Workspace.
  2. Eliminar registros MX antiguos: Si hay registros MX antiguos, asegúrate de eliminarlos para evitar conflictos.
  3. Guardar cambios: Después de añadir los registros MX, guarda los cambios en tu panel de control del dominio.

6. Crear cuentas de usuario adicionales

  1. Acceder al panel de administración de Google Workspace: Una vez que tu dominio esté verificado y los registros MX configurados, accede al panel de administración.
  2. Añadir usuarios: En el panel de administración, navega a «Usuarios» y selecciona «Añadir un usuario». Completa los campos necesarios para crear cuentas de correo para tus empleados.
  3. Establecer permisos y roles: Asigna los permisos y roles adecuados a cada usuario según su función en la empresa.

7. Configurar clientes de correo y dispositivos móviles

  1. Configurar clientes de correo: Tus empleados pueden usar cualquier cliente de correo (como Outlook, Apple Mail, etc.) para acceder a sus cuentas de Google Workspace. Proporciona las instrucciones específicas de configuración IMAP/POP según el cliente de correo que utilicen.
  2. Configurar dispositivos móviles: Para acceder al correo en dispositivos móviles, tus empleados pueden descargar la aplicación Gmail y añadir su cuenta de Google Workspace. También pueden usar aplicaciones de correo predeterminadas configurando manualmente los detalles de la cuenta.

8. Implementar medidas de seguridad

  1. Activar la autenticación de dos factores (2FA): Aumenta la seguridad de las cuentas de correo activando la autenticación de dos factores para todos los usuarios.
  2. Configurar políticas de seguridad: En el panel de administración, establece políticas de seguridad como la duración de las contraseñas y el acceso a los dispositivos.
  3. Realizar capacitaciones de seguridad: Educa a tus empleados sobre las mejores prácticas de seguridad para evitar phishing y otras amenazas.

9. Personalizar la configuración de Google Workspace

  1. Configurar aplicaciones adicionales: Aprovecha las herramientas adicionales de Google Workspace como Google Drive, Google Calendar, Google Meet, etc., para mejorar la colaboración y productividad en tu empresa.
  2. Crear grupos de correo: Si necesitas listas de distribución o grupos de correo, configúralos en el panel de administración.
  3. Personalizar la firma de correo: Establece una firma de correo uniforme para todos los empleados que incluya el logotipo de la empresa y la información de contacto.

 

Cómo crear un correo de empresa en Zoho Mail

Cómo crear un correo corporativo en Zoho Mail

Zoho Mail es una opción popular y asequible para configurar un correo corporativo profesional. A continuación, describimos los pasos detallados para crear y configurar un correo corporativo en Zoho Mail:

1. Registro en Zoho Mail

  1. Visita la página de Zoho Mail: Dirígete a Zoho Mail y selecciona la opción «Registrarse» o «Sign Up».
  2. Elige un plan: Zoho Mail ofrece varios planes, incluidos gratuitos y de pago. Selecciona el plan que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa. Para esta guía, asumiremos que eliges un plan de pago para obtener todas las funcionalidades empresariales.
  3. Introduce la información de tu dominio: Si ya tienes un dominio, selecciona «Usar un dominio que ya poseo» y proporciona tu nombre de dominio. Si no tienes un dominio, Zoho te ofrecerá la opción de comprar uno.

2. Verificar el dominio

  1. Métodos de verificación: Zoho ofrece varias formas de verificar tu dominio, incluyendo añadir un registro TXT, CNAME o HTML a los registros DNS de tu dominio.
  2. Accede al administrador de tu dominio: Inicia sesión en el panel de control de tu proveedor de dominio (por ejemplo, GoDaddy, Namecheap, etc.) para añadir el registro de verificación proporcionado por Zoho.
  3. Añadir el registro de verificación: Sigue las instrucciones específicas de Zoho para añadir el registro TXT, CNAME o HTML a tu configuración DNS.
  4. Verificar: Una vez añadido el registro, vuelve a Zoho y haz clic en «Verificar» para completar el proceso de verificación del dominio.

3. Configurar los registros MX

  1. Modificar los registros MX: Dirígete a la sección de configuración DNS de tu proveedor de dominio y añade los registros MX proporcionados por Zoho Mail.
  2. Eliminar registros MX antiguos: Asegúrate de eliminar cualquier registro MX antiguo para evitar conflictos.
  3. Guardar cambios: Guarda los cambios en tu panel de control del dominio.

4. Crear cuentas de correo

  1. Acceder al panel de administración de Zoho Mail: Una vez que tu dominio esté verificado y los registros MX configurados, accede al panel de administración de Zoho Mail.
  2. Añadir usuarios: En el panel de administración, navega a «Usuarios» y selecciona «Añadir usuario». Completa los campos necesarios para crear cuentas de correo para tus empleados.
  3. Establecer permisos y roles: Asigna los permisos y roles adecuados a cada usuario según su función en la empresa.

5. Configurar clientes de correo y dispositivos móviles

  1. Configurar clientes de correo: Tus empleados pueden usar cualquier cliente de correo (como Outlook, Apple Mail, etc.) para acceder a sus cuentas de Zoho Mail. Proporciona las instrucciones específicas de configuración IMAP/POP según el cliente de correo que utilicen.
  2. Configurar dispositivos móviles: Para acceder al correo en dispositivos móviles, tus empleados pueden descargar la aplicación Zoho Mail y añadir su cuenta. También pueden usar aplicaciones de correo predeterminadas configurando manualmente los detalles de la cuenta.

6. Implementar medidas de seguridad

  1. Activar la autenticación de dos factores (2FA): Aumenta la seguridad de las cuentas de correo activando la autenticación de dos factores para todos los usuarios.
  2. Configurar políticas de seguridad: En el panel de administración, establece políticas de seguridad como la duración de las contraseñas y el acceso a los dispositivos.
  3. Realizar capacitaciones de seguridad: Educa a tus empleados sobre las mejores prácticas de seguridad para evitar phishing y otras amenazas.

7. Personalizar la configuración de Zoho Mail

  1. Configurar aplicaciones adicionales: Aprovecha las herramientas adicionales de Zoho como Zoho Docs, Zoho CRM y Zoho Projects para mejorar la colaboración y productividad en tu empresa.
  2. Crear grupos de correo: Si necesitas listas de distribución o grupos de correo, configúralos en el panel de administración.
  3. Personalizar la firma de correo: Establece una firma de correo uniforme para todos los empleados que incluya el logotipo de la empresa y la información de contacto.

Cómo crear un email corporativo en Microsoft 365

Cómo crear un correo corporativo en Microsoft 365

Microsoft 365, anteriormente conocido como Office 365, es una solución popular y robusta para configurar un correo corporativo. Ofrece una gama completa de herramientas empresariales, incluyendo correo electrónico, almacenamiento en la nube y aplicaciones de productividad. A continuación, te explicamos paso a paso cómo crear un correo corporativo en Microsoft 365:

1. Registro en Microsoft 365

  1. Visita la página de Microsoft 365: Dirígete a Microsoft 365 y selecciona «Planes y precios».
  2. Elige un plan: Microsoft 365 ofrece varios planes para empresas. Selecciona el plan que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa. Algunos planes populares incluyen Microsoft 365 Business Basic, Business Standard y Business Premium.
  3. Crear una cuenta: Si aún no tienes una cuenta de Microsoft, deberás crear una proporcionando tu información de contacto y detalles de pago.

2. Configuración del dominio

  1. Comprar o usar un dominio existente: Si ya tienes un dominio, selecciona «Usar un dominio que ya poseo». Si no tienes uno, Microsoft ofrece la opción de comprar un dominio a través de sus socios.
  2. Verificar el dominio: Sigue las instrucciones para verificar tu dominio. Esto generalmente implica añadir un registro TXT a los registros DNS de tu dominio para demostrar que eres el propietario.

3. Configurar los registros DNS

  1. Modificar los registros MX: Microsoft te proporcionará los registros MX que necesitas añadir a la configuración DNS de tu dominio para dirigir el correo electrónico a los servidores de Microsoft 365.
  2. Añadir registros SPF, DKIM y DMARC: Para mejorar la seguridad y la entrega de correos, también debes configurar registros SPF, DKIM y DMARC. Microsoft proporcionará las instrucciones específicas para añadir estos registros.
  3. Guardar cambios: Asegúrate de guardar todos los cambios en el panel de control de tu proveedor de dominio.

4. Crear cuentas de usuario

  1. Acceder al Centro de administración de Microsoft 365: Una vez que tu dominio esté verificado y los registros DNS configurados, accede al Centro de administración de Microsoft 365.
  2. Añadir usuarios: En el panel de administración, navega a «Usuarios» y selecciona «Usuarios activos». Haz clic en «Agregar un usuario» y completa los campos necesarios para crear cuentas de correo para tus empleados.
  3. Establecer permisos y roles: Asigna los permisos y roles adecuados a cada usuario según su función en la empresa.

5. Configurar clientes de correo y dispositivos móviles

  1. Configurar Outlook: Microsoft 365 está integrado con Outlook, que es uno de los clientes de correo más utilizados. Proporciona a tus empleados las instrucciones para configurar sus cuentas de Microsoft 365 en Outlook.
  2. Configurar dispositivos móviles: Para acceder al correo en dispositivos móviles, tus empleados pueden descargar la aplicación Outlook y añadir su cuenta de Microsoft 365. También pueden usar aplicaciones de correo predeterminadas configurando manualmente los detalles de la cuenta.

6. Implementar medidas de seguridad

  1. Activar la autenticación multifactor (MFA): Aumenta la seguridad de las cuentas de correo activando la autenticación multifactor para todos los usuarios.
  2. Configurar políticas de seguridad: En el Centro de administración, establece políticas de seguridad como la duración de las contraseñas y el acceso a los dispositivos.
  3. Realizar capacitaciones de seguridad: Educa a tus empleados sobre las mejores prácticas de seguridad para evitar phishing y otras amenazas.

7. Personalizar la configuración de Microsoft 365

  1. Configurar aplicaciones adicionales: Aprovecha las herramientas adicionales de Microsoft 365 como OneDrive, SharePoint y Microsoft Teams para mejorar la colaboración y productividad en tu empresa.
  2. Crear grupos de correo y listas de distribución: Configura grupos de correo y listas de distribución en el Centro de administración para facilitar la comunicación interna.
  3. Personalizar la firma de correo: Establece una firma de correo uniforme para todos los empleados que incluya el logotipo de la empresa y la información de contacto.

Preguntas frecuentes

El correo corporativo es una herramienta esencial para cualquier empresa que busque proyectar una imagen profesional y mantener una comunicación eficiente con sus clientes y empleados. Sin embargo, al momento de implementar o gestionar un sistema de correo corporativo, es común que surjan muchas preguntas.

En este apartado, hemos recopilado algunas de las preguntas más frecuentes que suelen hacer los usuarios sobre el correo corporativo. Aquí encontrarás respuestas detalladas y claras que te ayudarán a resolver tus dudas y a aprovechar al máximo todas las ventajas que ofrece el correo corporativo.

A continuación, abordaremos temas como la necesidad de tener un sitio web para configurar correos corporativos, la posibilidad de migrar correos a otros proveedores sin perder datos, la escalabilidad del servicio, la importancia de tener un dominio propio, y la disponibilidad de análisis y reportes. 

1. ¿Necesito un sitio web para tener correo corporativo?

No, no necesitas tener un sitio web activo para tener un correo corporativo, pero sí necesitas un dominio propio. Un dominio es la dirección que se utiliza para los correos electrónicos (por ejemplo, «tuempresa.com»), y puedes registrarlo a través de proveedores como GoDaddy, Namecheap, Google Domains o cualquier otro registrador de dominios. Aunque tener un sitio web puede complementar tu presencia en línea, no es un requisito indispensable para utilizar correos electrónicos con tu propio dominio.

2. ¿Puedo migrar mi correo corporativo a otro proveedor sin perder datos?

Sí, puedes migrar tu correo corporativo a otro proveedor sin perder datos. La mayoría de los proveedores de servicios de correo electrónico, como Google Workspace, Microsoft 365 y Zoho Mail, ofrecen herramientas y asistencia para migrar tus correos, contactos y calendarios desde tu proveedor actual.

El proceso generalmente implica la configuración de la nueva cuenta y la importación de los datos mediante protocolos IMAP o herramientas específicas de migración. Es importante seguir las instrucciones detalladas y considerar un periodo de transición para asegurar que todo funcione correctamente durante el cambio.

3. ¿Qué pasa si mi empresa crece? ¿El correo corporativo puede escalar conmigo?

El correo corporativo está diseñado para escalar con tu empresa. Los proveedores como Google Workspace, Microsoft 365 y Zoho Mail ofrecen planes flexibles que permiten añadir más usuarios y funciones a medida que tu negocio crece. Puedes comenzar con un plan básico y actualizar a planes más avanzados que incluyan mayores capacidades de almacenamiento, herramientas adicionales de colaboración y seguridad mejorada conforme aumenten tus necesidades. Además, estos servicios suelen ofrecer opciones para gestionar cuentas y permisos de manera eficiente, lo cual es crucial para empresas en expansión.

4. ¿El correo corporativo ofrece análisis y reportes?

Sí, muchos servicios de correo corporativo ofrecen análisis y reportes detallados sobre el uso del correo electrónico. Proveedores como Google Workspace y Microsoft 365 incluyen herramientas de administración que permiten a los administradores monitorear el uso del correo, el tráfico de emails, la actividad de los usuarios y otros indicadores clave.

Estos análisis pueden ayudarte a identificar patrones de uso, detectar posibles problemas de seguridad y optimizar la gestión de las comunicaciones internas y externas. Además, algunos servicios ofrecen reportes personalizados que puedes configurar para recibir información específica según las necesidades de tu empresa.

Recomendaciones finales

El correo corporativo es una herramienta indispensable para cualquier empresa que desee proyectar una imagen profesional y mantener una comunicación eficiente tanto interna como externamente. A lo largo de este artículo, hemos explorado en profundidad qué es el correo corporativo, su importancia, los beneficios que ofrece, y los pasos necesarios para configurarlo utilizando diferentes servicios como Google Workspace, Zoho Mail y Microsoft 365.

Implementar un correo corporativo no solo mejora la percepción de tu empresa ante clientes y socios comerciales, sino que también ofrece mayores niveles de seguridad y control sobre las comunicaciones. La capacidad de escalar junto con tu negocio, la facilidad de migración entre proveedores, y las herramientas de análisis y reportes son características que hacen del correo corporativo una inversión valiosa para cualquier organización.

Asegúrate de elegir un proveedor de correo que se alinee con las necesidades específicas de tu empresa, considerando factores como la fiabilidad, la seguridad, el soporte técnico y las funcionalidades adicionales. Además, no olvides implementar medidas de seguridad adecuadas para proteger la información sensible y educar a tus empleados sobre las mejores prácticas de uso del correo electrónico.

Con un correo corporativo bien configurado, estarás mejor preparado para enfrentar los desafíos de comunicación de tu empresa y fortalecer tu presencia profesional en el mercado. Aprovecha todas las ventajas que ofrece esta herramienta y lleva tu negocio al siguiente nivel.

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Pierangela Morillo

Soy Pierangela, redactora especializada en reviews de software. Te ofrezco análisis detallados de aplicaciones para administrar empresas.

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