Cómo reclamar una factura impagada: guía paso a paso

El trabajo está entregado, el cliente está contento y la factura lleva dos meses sin pagarse. Llamas, te dicen que «lo pasan a administración», y ahí se queda. Mientras tanto, el IVA de esa factura ya lo has adelantado tú.

La buena noticia es que en España no estás en manos de la buena voluntad del deudor: hay un camino ordenado, con plazos concretos, que empieza con un correo y termina —si hace falta— en un juzgado al que puedes acudir sin abogado. Esta guía recorre ese camino paso a paso.

Paso 1: Comprueba que la deuda es exigible y reúne las pruebas

Antes de reclamar nada, asegúrate de que la deuda cumple tres condiciones: que esté vencida (ha pasado el plazo de pago), que sea líquida (una cantidad concreta en euros) y que sea exigible (no depende de que ocurra otra cosa).

¿Y cuál es el plazo si nunca pactasteis uno? Lo fija la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad: 30 días naturales desde la entrega de la mercancía o la prestación del servicio. Las partes pueden ampliarlo por acuerdo, pero nunca por encima de 60 días naturales. Un contrato que diga «pago a 120 días» es nulo en esa cláusula.

Ojo a un matiz que se pasa por alto: esta ley regula las operaciones comerciales entre empresas y autónomos (y con las administraciones públicas). Si tu cliente es un particular, el plazo y los intereses son los que diga vuestro contrato o, en su defecto, el Código Civil.

Reúne ahora la carpeta del caso, porque es la que te dará la razón después:

• La factura emitida en forma, con todos sus datos obligatorios.
• El contrato, presupuesto aceptado o correo de conformidad con el encargo.
• El albarán, parte de trabajo o entregable que prueba que cumpliste tu parte.
• Los avisos de cobro que ya hayas mandado, con sus fechas.

El acreedor que pierde un cobro rara vez pierde por no tener razón: pierde por no poder demostrar la entrega. Guarda siempre la conformidad por escrito, aunque sea un «recibido, todo correcto» por correo.

Paso 2: Reclama por escrito antes de enfadarte

La primera reclamación formal debe ser amable, breve y escrita. Una llamada no deja rastro; un correo, sí. Y ese rastro es el que después sostiene todo lo demás.

Incluye siempre: número y fecha de la factura, importe pendiente, concepto, fecha en la que venció y una fecha límite concreta para el pago (por ejemplo, siete días naturales). Adjunta de nuevo la factura: en la mitad de los casos, el impago no es mala fe, es un correo perdido o un proveedor mal dado de alta.

Si a la primera no hay respuesta, manda un segundo aviso indicando ya que, de no atenderse, pasarás a reclamar intereses de demora y gastos de cobro. Muchas veces ahí se acaba el problema.

Paso 3: Calcula lo que puedes reclamar además del principal

Aquí llega la parte que casi nadie aplica y que cambia el tono de la conversación. En operaciones comerciales, el interés de demora se devenga automáticamente al día siguiente del vencimiento, sin necesidad de avisar al deudor ni de pactarlo en el contrato.

El tipo es el que publica cada semestre el Tesoro: el tipo del BCE más ocho puntos porcentuales. Para el segundo semestre de 2026 está fijado en el 10,40 % anual, según la resolución publicada en el BOE el 1 de julio de 2026. Revisa siempre el semestre en curso, porque cambia.

Y hay un extra fijo que mucha gente desconoce: el artículo 8 de la Ley 3/2004 te da derecho a 40 € por costes de cobro de forma automática, sin tener que justificarlos, además de los gastos superiores que puedas acreditar (por ejemplo, el burofax o los honorarios de una gestión de recobro).

Sobre una factura de 3.000 € impagada durante tres meses, eso son unos 78 € de intereses más los 40 € fijos. No te vas a hacer rico, pero deja claro que el retraso tiene precio, que es justo el mensaje que necesita recibir un cliente que financia su tesorería con la tuya.

Paso 4: Envía un burofax con acuse de recibo

Si los correos no funcionan, toca subir un escalón. El burofax con acuse de recibo y certificación de contenido es la herramienta estándar, y no por capricho: es el medio que acredita qué enviaste, a quién y cuándo.

Cumple tres funciones a la vez:

• Interrumpe la prescripción. Las deudas de este tipo prescriben a los cinco años (artículo 1964 del Código Civil), y una reclamación extrajudicial reinicia ese contador (artículo 1973). Para que valga, el texto debe exigir el pago de forma expresa, no limitarse a «recordar» la deuda.
• Prepara el terreno judicial. Ante un juez, demuestra que intentaste cobrar antes de demandar.
• Habilita la recuperación del IVA, como verás en el paso 6.

El texto debe identificar la deuda con precisión, reclamar expresamente el pago, dar un plazo (10 días naturales es lo habitual) y anunciar qué harás si no se atiende. Si nunca has redactado uno, puedes generar el borrador adaptado a tu caso con Legal Docs AI, la herramienta de documentos legales de SimplificaconIA, y revisarlo antes de enviarlo.

Paso 5: El proceso monitorio, la vía judicial que puedes iniciar tú

Si el burofax tampoco surte efecto, existe un procedimiento pensado exactamente para esto: el proceso monitorio, regulado en los artículos 812 y siguientes de la Ley de Enjuiciamiento Civil. Sirve para reclamar deudas dinerarias, vencidas, exigibles y acreditadas documentalmente —facturas, albaranes, contratos—, sin límite de cuantía.

Sus dos ventajas prácticas:

• No necesitas abogado ni procurador para presentar la petición inicial (artículo 814.2). Se rellena un formulario normalizado disponible en los juzgados y en la web del Consejo General del Poder Judicial.
• Admitida la petición, se requiere al deudor para que pague en 20 días o se oponga motivadamente.

A partir de ahí hay tres finales posibles: que pague, que no conteste (entonces se despacha ejecución sobre su patrimonio) o que se oponga, en cuyo caso el asunto continúa por juicio verbal u ordinario. Si se opone y la cuantía supera los 2.000 €, ahí sí necesitarás abogado y procurador, así que conviene tener el criterio de un profesional antes de empezar si la cifra es alta o el cliente es de los que pleitean.

Paso 6: Recupera el IVA que ya adelantaste

Este paso es el que más dinero devuelve y el que más gente se salta. Si el cliente no paga, puedes modificar la base imponible y recuperar el IVA que ya ingresaste, siguiendo el artículo 80.Cuatro de la Ley del IVA. La Agencia Tributaria detalla los requisitos, y los plazos son estrictos:

• Debe haber transcurrido un año desde el devengo, o seis meses si tu volumen de operaciones del año anterior no superó los 6.010.121,04 € (es decir, la mayoría de pymes y autónomos).
• Tienes que haber instado el cobro mediante reclamación judicial, requerimiento notarial o cualquier otro medio que acredite fehacientemente la reclamación —el burofax del paso 4 sirve—.
• La operación debe estar facturada y contabilizada, y si el destinatario es consumidor final la base imponible debe superar los 50 €.
• La factura rectificativa hay que emitirla en los seis meses siguientes a que se cumpla el plazo anterior, y comunicarlo a la AEAT por vía electrónica en el mes siguiente a su emisión.

Traducido: si dejas correr el asunto, pierdes la ventana y el IVA lo acabas pagando tú de tu bolsillo. Marca esas fechas en el calendario el mismo día que la factura vence.

Errores comunes al reclamar un impago

• Reclamar solo por teléfono. Sin rastro escrito, para un juez esa gestión no existió.
• Dejar pasar los meses «para no molestar». Cuanto más tarde reclamas, más pierdes: intereses, ventana del IVA y, sobre todo, posición negociadora.
• Renunciar de entrada a los intereses y a los 40 €. Se devengan solos; renunciar es una decisión comercial, no una obligación.
• Seguir trabajando para quien no paga. Es la forma más rápida de convertir un impago pequeño en uno grande.
• Amenazar con incluirlo en un fichero de morosos a la ligera. El artículo 20 de la LOPDGDD exige que la deuda sea cierta, vencida, exigible y no discutida por el deudor, que le hayas requerido previamente el pago informándole de esa posibilidad y que no hayan pasado más de cinco años. Incluir a alguien sin cumplirlo puede salirte muy caro.
• Emitir la factura mal desde el principio. Un documento incompleto debilita toda la reclamación; repasa cómo hacer una factura correctamente antes de discutir nada.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo tengo para reclamar una factura impagada?

Cinco años desde que la deuda pudo exigirse, según el artículo 1964.2 del Código Civil. Cada reclamación extrajudicial válida —un burofax en el que exijas expresamente el pago— reinicia ese plazo.

¿Puedo cobrar intereses si no los pactamos en el contrato?

Sí. En operaciones entre empresas o autónomos, el interés de demora se devenga de forma automática al vencer el plazo, sin pacto previo ni aviso. En el segundo semestre de 2026 el tipo legal es del 10,40 % anual.

¿Necesito abogado para presentar un monitorio?

No para la petición inicial: el artículo 814.2 de la LEC lo exime expresamente, sea cual sea el importe. Solo será necesario abogado y procurador si el deudor se opone y el procedimiento continúa por una cuantía superior a 2.000 €.

¿Merece la pena reclamar una factura pequeña?

Casi siempre sí hasta el burofax, porque el coste es de unos pocos euros y resuelve buena parte de los casos. A partir de ahí, compara el importe con el tiempo que vas a invertir: por debajo de unos cientos de euros, muchas veces sale más rentable recuperar el IVA, dar la deuda por perdida y dejar de trabajar con ese cliente.

¿Y si el cliente reconoce la deuda pero dice que no puede pagar?

Formaliza un acuerdo de pago aplazado por escrito con calendario y firma. Además de facilitar el cobro, ese documento es un reconocimiento de deuda que refuerza tu posición si más adelante incumple.

Toque Personal: el impago se previene en el contrato, no en el burofax

Después de años viendo esto de cerca, mi conclusión es incómoda: cuando ya estás mandando burofaxes, el error se cometió muchos meses antes. La reclamación es cirugía; lo que de verdad protege tu caja es la higiene previa.

Lo que yo haría en cualquier negocio pequeño, por orden de rentabilidad:

• Cobra por adelantado una parte. Un 30-50 % al arrancar filtra a los clientes problemáticos mejor que cualquier informe comercial.
• Pon el plazo y los intereses por escrito en el presupuesto que el cliente acepta. Si nunca lo has hecho, empieza por redactar un contrato de prestación de servicios decente y por revisar bien lo que firmas.
• Automatiza el aviso al vencimiento. Un recordatorio automático al día siguiente cobra más facturas que cualquier discurso.
• Ten preparadas las plantillas (primer aviso, segundo aviso, burofax). La fricción de escribir desde cero es lo que hace que la reclamación se posponga «hasta el lunes» durante seis meses.

Y una regla que no me ha fallado: deja de trabajar para quien te debe dinero. Suena duro y es exactamente al revés: es lo que evita que un cliente incómodo se convierta en un agujero serio.

¿Cuál es la factura que más has tardado en cobrar, y qué acabó funcionando? Te leo en los comentarios.

Esta guía es información general basada en la normativa vigente en agosto de 2026 y no sustituye el asesoramiento de un profesional para tu caso concreto.