Cómo hacer una factura correctamente en 2026: guía paso a paso

Trabajo entregado, cliente contento, factura enviada. Y a los diez días llega el mensaje que nadie quiere leer: «Oye, mi gestor dice que esta factura no la puede pasar».

Casi siempre es una tontería: falta el NIF, el número se repite con otra del mes pasado o el IVA aparece metido dentro del importe en lugar de desglosado. El problema es que esa tontería te retrasa el cobro varias semanas y, si Hacienda mira, te puede costar dinero de verdad.

Una factura no es un documento decorativo: es la prueba legal de una operación y el papel con el que tu cliente se deduce el IVA. En esta guía tienes cómo hacerla bien, paso a paso, con la normativa vigente en 2026 verificada en el BOE y en la Agencia Tributaria.

Antes de empezar: cuándo estás obligado a emitir factura

La regla general es sencilla: si eres empresario o profesional, tienes que expedir factura por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realices, y conservar copia. La obligación y su contenido están regulados en el Real Decreto 1619/2012, el reglamento de facturación.

Hay un caso en el que la factura completa es innegociable: cuando tu cliente es otra empresa o un profesional y te la pide. Sin ella no puede deducirse el IVA soportado, y por eso te la va a reclamar hasta que la tenga bien hecha.

Esta es la anatomía de una factura correcta, con todo lo que debe llevar:

Paso 1: Reúne los datos obligatorios

El artículo 6 del reglamento fija el contenido mínimo. Si falta uno de estos elementos, la factura es incompleta:

• Número y, en su caso, serie. Correlativo dentro de cada serie.
• Fecha de expedición y, si es distinta, fecha de la operación.
• Nombre y apellidos o razón social completa del emisor y del destinatario.
• NIF del emisor y, en los supuestos previstos en el reglamento, también el del destinatario.
• Domicilio de ambas partes.
• Descripción de la operación con los datos necesarios para determinar la base imponible.
• Tipo impositivo aplicado y cuota de IVA repercutida, consignada por separado.
• Si la operación está exenta, la referencia al precepto que ampara la exención.

Sobre el NIF del destinatario, un consejo práctico: el reglamento lo exige solo en determinados casos (operaciones intracomunitarias, supuestos de inversión del sujeto pasivo, etc.), pero si tu cliente es empresa o profesional, pídeselo siempre. Te ahorrará la rectificación que te va a acabar pidiendo su asesoría.

Regla práctica: una factura debe permitir que un tercero que no estuvo allí entienda qué se vendió, a quién, cuándo y por cuánto. Si «Servicios profesionales» es toda tu descripción, te falta información.

Paso 2: Numera con series correlativas

La numeración es donde más gente tropieza, y es de lo más fácil de arreglar. Dentro de cada serie, los números deben ser correlativos: sin saltos, sin repeticiones y sin dos facturas distintas con el mismo número.

Puedes usar series separadas cuando haya razones que lo justifiquen: varios establecimientos, operaciones de distinta naturaleza o las facturas rectificativas, que conviene llevar en su propia serie.

Lo habitual y perfectamente válido es identificar el ejercicio en la serie —2026/001, 2026/002…— y empezar de nuevo cada año natural. Lo que no puedes hacer es dejar huecos «por si acaso» ni emitir una factura con número anterior al de otra ya expedida.

Paso 3: Calcula el IVA y, si procede, la retención de IRPF

Aquí se concentran la mitad de los errores. Son dos impuestos distintos que van en direcciones opuestas: el IVA suma y la retención resta.

El IVA lo repercutes tú y luego lo ingresas en Hacienda: no es tuyo, solo pasa por tu cuenta. El tipo general es del 21 %, con reducidos del 10 % y del 4 % según la operación.

La retención de IRPF solo aparece si se dan dos condiciones a la vez: que ejerzas una actividad profesional (sección segunda o tercera del IAE: consultoría, diseño, programación, traducción, abogacía…) y que factures a otra empresa o profesional en España. Si facturas a un particular, no hay retención.

• Tipo general: 15 %.
• 7 % opcional para nuevos profesionales durante el año de alta y los dos siguientes.

Ese dinero no lo pierdes: es un anticipo a cuenta de tu IRPF que tu cliente ingresa por ti y que se descuenta en tu declaración anual. Un ejemplo con los números de la infografía:

• Base imponible: 1.000,00 €
• IVA 21 %: + 210,00 €
• Retención IRPF 15 %: − 150,00 €
• Total a percibir: 1.060,00 €

Si aplicas el 7 %, comunícaselo a tu cliente y hazlo constar en la factura: es él quien responde de la retención practicada ante Hacienda, así que necesita saber a qué atenerse.

Paso 4: Decide si te vale una factura simplificada

La factura simplificada es lo que todos llamamos «ticket», y tiene límites claros. Puedes emitirla cuando el importe no supere los 400 € (IVA incluido), cuando se trate de una factura rectificativa y, hasta 3.000 €, en una lista tasada de actividades: ventas al por menor, hostelería, transporte de personas, peluquerías, aparcamientos y algunas más.

Lleva menos datos —no exige el domicilio del destinatario, por ejemplo— pero tiene una contrapartida importante: para que tu cliente pueda deducirse el IVA, la simplificada debe incluir su NIF, su domicilio y la cuota repercutida por separado. Si tu cliente es una empresa, casi siempre te compensa emitir la factura completa desde el principio.

Paso 5: Emítela y envíala dentro de plazo

El plazo no es «cuando me acuerde». El artículo 11 del reglamento es concreto:

• Las facturas se expiden en el momento de realizarse la operación.
• Si el destinatario es empresario o profesional, puedes expedirlas antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se produjo el devengo.

Y ojo, porque expedir no es enviar: existe además una obligación de remisión (artículo 18). Debes hacerla llegar al destinatario en el mismo momento de la expedición o, en el mismo supuesto anterior, antes del día 16 del mes siguiente.

Esto tiene una consecuencia contable que conviene interiorizar: la factura pertenece al trimestre en el que se devengó la operación, no a aquel en el que la cobras. Facturar en enero un trabajo de diciembre te descuadra dos declaraciones.

Paso 6: Consérvala y prepárate para lo que viene

Debes guardar copia de todas las facturas emitidas y los originales de las recibidas, ordenadas. Los plazos que manejar son dos: seis años por el artículo 30 del Código de Comercio, y cuatro años de prescripción tributaria, que es el margen que tiene Hacienda para revisarte.

Y luego está el futuro inmediato, donde circula mucha desinformación. Dos cambios que todavía no te obligan, pero que conviene tener en el radar:

• VeriFactu. El Real Decreto-ley 15/2025 amplió los plazos. Según la nota informativa de la Agencia Tributaria, será exigible el 1 de enero de 2027 para contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para autónomos y personas físicas.
• Factura electrónica obligatoria entre empresas. El Real Decreto 238/2026 ya está publicado, pero su aplicación efectiva está diferida: según la propia Agencia Tributaria, empezará a contar 12 meses (para quienes facturen más de 8 millones de euros) y 24 meses (para el resto de empresas y autónomos) desde la entrada en vigor de una orden ministerial que aún está pendiente.

Cuidado con las fechas que leas por ahí: circulan calendarios cerrados con años concretos para la factura electrónica B2B. Mientras no se publique esa orden ministerial en el BOE, ninguna fecha es definitiva.

Los errores más comunes (y más caros)

• Poner el IVA «incluido» sin desglosar. La cuota debe ir consignada por separado. Sin desglose, tu cliente no deduce.
• Repetir o saltarse números. Es la primera pista que busca cualquier revisión.
• Borrar o reescribir una factura ya emitida. Los errores se corrigen con una factura rectificativa, que hace referencia a la original. Nunca modificando la que ya salió.
• Aplicar retención a un particular. Solo se retiene cuando el destinatario es empresa o profesional obligado a retener.
• Emitir a nombre de la persona de contacto en lugar de a nombre de la sociedad con su NIF.
• Descripciones genéricas del tipo «trabajos varios». Si no se identifica la operación, la deducción queda en el aire.
• Facturar en el trimestre equivocado. El devengo manda, no la fecha de cobro.

Preguntas frecuentes

¿Puedo hacer una factura sin ser autónomo?

Emitir una factura puntual no te exime de las obligaciones que correspondan. Si vas a ejercer una actividad económica de forma habitual, lo que toca es darte de alta en Hacienda y en la Seguridad Social; facturar de forma recurrente sin estar dado de alta expone a recargos y sanciones.

¿Qué diferencia hay entre factura y factura simplificada?

La simplificada («ticket») lleva menos datos y solo puede emitirse hasta 400 € con IVA incluido, en facturas rectificativas o hasta 3.000 € en actividades tasadas como hostelería, transporte de personas o peluquerías. Para que el destinatario deduzca el IVA, debe incluir su NIF, su domicilio y la cuota repercutida.

¿Cuándo aplico el 7 % de retención en lugar del 15 %?

El 7 % es una opción para nuevos profesionales durante el año en que se dan de alta y los dos siguientes. El tipo general es el 15 %. En ambos casos solo se aplica en actividades profesionales y cuando el cliente es empresa o profesional en España.

¿Cuánto tiempo tengo que guardar las facturas?

El Código de Comercio obliga a conservar la documentación del negocio durante seis años. Además, Hacienda dispone de cuatro años para comprobar los ejercicios no prescritos, así que el criterio prudente es guardar seis años, emitidas y recibidas.

¿Tengo que emitir ya factura electrónica a mis clientes empresa?

Todavía no. El Real Decreto 238/2026 desarrolla la obligación, pero su aplicación efectiva depende de una orden ministerial pendiente: 12 meses después para quienes facturen más de 8 millones de euros y 24 meses para el resto de empresas y autónomos.

Mi recomendación como estratega

Después de ver muchos negocios pequeños por dentro, tengo claro dónde está el problema real: casi nadie factura mal por desconocer la norma, sino por hacerlo a mano y con prisa. La plantilla de Word duplicada «por si acaso» es el origen del 90 % de los números repetidos que he visto.

Mi consejo es que trates la facturación como un proceso, no como una tarea. Tres decisiones que te ahorran años de disgustos: una sola herramienta que numere sola (no dos, no un Excel paralelo), un día fijo al mes para facturar en lugar de ir emitiendo a salto de mata, y elegir ya un programa cuya hoja de ruta contemple VeriFactu, porque julio de 2027 llegará antes de lo que parece y migrar con prisas nunca sale gratis.

Y si estás empezando, ordena primero la casa: date de alta como toca —te lo cuento en la guía para darte de alta como autónomo— y revisa bien el contrato antes de emitir la primera factura, porque las condiciones de pago que firmes ahí son las que después tendrás que reclamar.

La factura la sigues haciendo tú, con tu programa y tus números. Pero el resto del papeleo que rodea a cada cliente sí se puede acelerar: presupuestos, contratos de prestación de servicios, acuerdos de confidencialidad, condiciones de pago por escrito. Si quieres quitarte esas horas de encima, puedes generarlos en minutos con Legal Docs AI, la herramienta de documentos legales de SimplificaconIA, y dedicar el tiempo a lo único que de verdad sostiene el negocio: entregar y cobrar.