Cómo hacer un acuerdo de confidencialidad (NDA): guía paso a paso

Vas a enseñar tu lista de proveedores a un posible socio. O el código de tu aplicación a un programador freelance. O los márgenes reales de tu negocio a un inversor que todavía no ha puesto un euro. En todos esos casos hay un momento incómodo: abres la carpeta y la información sale de tu control.

El acuerdo de confidencialidad —NDA, por sus siglas en inglés— pone condiciones a ese momento. En España es, además, uno de los requisitos que la ley exige para que algo tuyo se considere legalmente un secreto empresarial. Esta guía recorre qué debe llevar, cómo redactar cada cláusula sin caer en las plantillas que no protegen nada y —igual de importante— qué cosas no cubre por mucho que las escribas dentro.

Paso 1: Decide si lo necesitas y de qué tipo

La regla es sencilla: si vas a compartir información que pierde valor en cuanto se conoce, necesitas un acuerdo. Fórmulas, código fuente, listas de clientes, estructuras de costes, planes de lanzamiento o el simple hecho de que estés negociando una venta.

Hay tres formatos y elegir mal complica la negociación:

• Unilateral: solo una parte revela información. El típico al contratar a un freelance.
• Bilateral o mutuo: ambas partes enseñan sus cartas. Lo habitual entre empresas, en alianzas y en compraventas.
• Multilateral: tres o más partes bajo un único documento, en lugar de una maraña de acuerdos cruzados.

El acuerdo se firma antes de la reunión: uno firmado la semana siguiente protege lo que venga después, pero deja fuera lo que ya contaste. Si la otra parte pone pegas, eso también es información sobre con quién tratas.

Paso 2: Define qué información es confidencial

Este paso decide si el acuerdo sirve para algo. La tentación es escribir «toda la información intercambiada tendrá carácter confidencial». Suena contundente y es justo lo contrario: un tribunal difícilmente hace cumplir una obligación que no delimita nada, y te deja sin poder señalar qué se ha filtrado.

La razón de fondo está en la Ley 1/2019, de Secretos Empresariales, que traspone la directiva europea sobre la materia. Su artículo 1 solo considera secreto empresarial la información que cumple tres requisitos a la vez:

• Ser secreta, en el sentido de no ser generalmente conocida ni fácilmente accesible para quienes se mueven en ese sector.
• Tener un valor empresarial, real o potencial, precisamente por ser secreta.
• Haber sido objeto de medidas razonables por parte de su titular para mantenerla en secreto.

El tercero es el que casi nadie trabaja, y es donde entra tu NDA: firmarlo es una de esas «medidas razonables», pero no la única. Si el acuerdo dice que tus planos son confidenciales y los tienes en una carpeta compartida abierta a toda la empresa, el argumento se cae solo.

Redacta entonces una lista cerrada y concreta —«el escandallo de costes del producto X», «la base de datos de clientes exportada el 3 de marzo»— y añade cómo se identificará lo que entregues después: documentos marcados como confidenciales, información verbal confirmada por escrito en un plazo, entregas a través de un canal concreto.

Paso 3: Escribe las excepciones (te protegen a ti también)

Un acuerdo sin excepciones parece más fuerte y es más frágil: se vuelve desproporcionado y es más fácil que un juez lo module. Además, el artículo 2 de la Ley 1/2019 considera lícita la obtención de información por vías como el descubrimiento independiente o el estudio de un producto ya en el mercado.

Las cuatro excepciones estándar:

• Información que ya era pública o que pasa a serlo sin incumplir el acuerdo.
• Información que la parte receptora ya conocía legítimamente antes de recibirla, y puede acreditarlo.
• Información desarrollada de forma independiente, sin usar lo recibido.
• Información cuya revelación exige una ley, un juez o una autoridad, con el deber de avisar a la otra parte cuanto antes si es legalmente posible.

Paso 4: Limita el uso y el acceso, no solo el silencio

Un error clásico es redactar el acuerdo pensando solo en «no contarlo». La obligación importante suele ser otra: no usarlo. Que tu proveedor no divulgue tu lista de clientes está bien; que no la utilice para venderles él directamente está mejor.

• La finalidad: «evaluar una posible compraventa», «prestar los servicios descritos en el contrato». Cualquier uso fuera de ahí es incumplimiento.
• Quién puede acceder: empleados, asesores o subcontratistas que lo necesiten para esa finalidad, quedando la parte receptora como responsable de que ellos también cumplan.
• Qué pasa al terminar: devolución o destrucción certificada de todo el material, incluidas copias y correos, con un plazo concreto.

Si el acuerdo acompaña a un contrato mayor, revisa que las dos piezas encajen, con el criterio con el que conviene revisar cualquier contrato antes de firmarlo.

Paso 5: Fija plazos que puedas sostener

Conviven dos relojes distintos y confundirlos genera problemas:

• La vigencia del acuerdo: el periodo durante el que se intercambia información. Suele coincidir con la negociación o con el contrato principal.
• La supervivencia de la obligación: cuánto sigue vinculando el deber de confidencialidad después de que todo acabe. En la práctica del mercado suelen pactarse entre dos y cinco años, según lo rápido que envejezca esa información.

Ojo con las cláusulas «a perpetuidad» aplicadas a todo: son difíciles de defender y de cumplir. Lo razonable es un plazo general acotado y, para el núcleo que sí constituye secreto empresarial, protección mientras la información siga siendo secreta: la ley no le pone fecha de caducidad.

Paso 6: Define qué pasa si se incumple

Sin esta parte, el acuerdo es una declaración de intenciones. Hay dos vías que se complementan.

La cláusula penal. Una cantidad pactada de antemano que se paga por el mero hecho de incumplir, sin demostrar el daño sufrido —lo más difícil de acreditar en una filtración—. El artículo 1152 del Código Civil establece que esa pena sustituye a la indemnización de daños salvo pacto en contrario, así que si quieres reclamar además los perjuicios reales, dilo expresamente. Y ponla en una cifra proporcional: un juez puede moderarla.

Las acciones de la Ley 1/2019. Cuando lo filtrado encaja en la definición de secreto empresarial, su artículo 9 permite pedir bastante más que dinero: la cesación inmediata de la conducta, la prohibición de comercializar productos infractores, la aprehensión de mercancías y la publicación de la sentencia. La indemnización del artículo 10 puede cubrir el lucro cesante, el enriquecimiento injusto del infractor y el perjuicio moral, o calcularse por lo que este habría pagado por una licencia.

Y un plazo que conviene tener en la cabeza: las acciones de defensa de secretos empresariales prescriben a los tres años desde que supiste quién cometió la violación (artículo 11).

Paso 7: Cierra ley aplicable, juzgado y firma

• Ley aplicable y fuero. Con una contraparte extranjera, decidir de antemano bajo qué ley se interpreta el acuerdo te ahorra un pleito previo sobre dónde pleitear. En España, la competencia para las acciones de la Ley 1/2019 corresponde al Juzgado de lo Mercantil del domicilio del demandado o, a elección del demandante, al de la provincia donde se cometió la infracción o se produjeron sus efectos (artículo 14).
• Formalidades. Un NDA no necesita notario ni inscripción en ningún registro: es un contrato entre privados amparado por la libertad de pactos del artículo 1255 del Código Civil. Basta con dos ejemplares firmados o una firma electrónica, que además prueba con sello de tiempo cuándo se firmó.

Lo que un acuerdo de confidencialidad NO cubre

Son dos huecos que mucha gente da por tapados y no lo están:

• Datos personales. Si al colaborar vas a dar acceso a datos de tus clientes, empleados o usuarios, el NDA no basta. Hace falta un contrato de encargado del tratamiento con el contenido que exige el artículo 28 del RGPD: finalidad, duración, tipo de datos y medidas de seguridad. La Agencia Española de Protección de Datos publica cláusulas modelo, y su criterio es claro: un anexo genérico copiado de una plantilla no cumple.
• No competencia con un empleado. Prohibir a un trabajador irse a la competencia no es confidencialidad: es un pacto distinto, regulado en el artículo 21.2 del Estatuto de los Trabajadores, que no puede durar más de dos años para los técnicos ni más de seis meses para el resto y solo es válido si la empresa tiene un efectivo interés industrial o comercial y le satisface una compensación económica adecuada. Meterlo dentro de un NDA sin compensación no lo convierte en válido.

Errores comunes que dejan el NDA sin valor

• Firmarlo después de la reunión. Protege el futuro, no lo que ya enseñaste.
• Declarar «todo» confidencial. Sin delimitación no hay nada exigible en la práctica.
• Firmarlo y no aplicar ninguna medida interna. Sin control de accesos ni marcado de documentos se cae el tercer requisito del artículo 1 de la Ley 1/2019.
• Poner una penalización astronómica. Es moderable por el juez y ahuyenta a contrapartes serias.
• Guardarlo sin firmar. Se envía, se comenta, nadie lo devuelve firmado y el proyecto arranca igual.

Preguntas frecuentes

¿Un acuerdo de confidencialidad tiene que ir ante notario?

No. Es un contrato privado válido con la sola firma de las partes, al amparo de la libertad de pactos del artículo 1255 del Código Civil, y no requiere notario ni inscripción registral. La intervención notarial solo aporta fecha cierta y prueba reforzada, algo que hoy se consigue igual con una firma electrónica con sello de tiempo.

¿Qué puedo reclamar si alguien incumple el acuerdo?

Si hay cláusula penal, la cantidad pactada, que según el artículo 1152 del Código Civil sustituye a la indemnización de daños salvo que se haya pactado que sea acumulable. Si además lo filtrado es un secreto empresarial, la Ley 1/2019 permite pedir la cesación de la conducta, la retirada de los productos infractores, la indemnización de daños y la publicación de la sentencia.

¿Puedo incluir en el NDA que un empleado no trabaje para la competencia?

No con la sola confidencialidad. El pacto de no competencia posterior al contrato es una figura distinta, con sus propios límites: máximo dos años para los técnicos y seis meses para los demás trabajadores, y solo válido si existe un efectivo interés industrial o comercial de la empresa y se abona al trabajador una compensación económica adecuada. Sin compensación, el pacto no se sostiene.

Toque Personal: el NDA es la mitad del trabajo

He visto a bastante gente tratar el acuerdo de confidencialidad como un amuleto: se firma, se archiva y asunto resuelto. Y luego el mismo dossier que el documento declara «estrictamente confidencial» circula por WhatsApp y vive en un Drive con enlace público.

La ley española es elocuente en esto: exige medidas razonables para mantener el secreto, es decir, coherencia entre lo que firmas y lo que haces. Mi orden de prioridades sería este:

• Decide qué no vas a enseñar todavía. Enseña por fases: primero cifras agregadas, el detalle cuando haya interés real.
• Ten una versión propia del acuerdo, revisada una vez por un abogado. Negociar sobre tu documento es una ventaja silenciosa: las cláusulas incómodas hay que pedirlas, no quitarlas.
• Aplica dentro lo que firmaste fuera: carpetas con permisos, documentos marcados, accesos que se retiran cuando alguien se va.

Si lo que te frena es la parte mecánica —redactar el borrador, adaptarlo a cada colaborador, no olvidarte de las excepciones o del plazo—, ahí sí conviene apoyarse en una herramienta. Puedes preparar el primer borrador con Legal Docs AI, el generador de documentos legales de SimplificaconIA y dedicar tu tiempo a lo que decide el resultado: definir bien qué proteges y hasta cuándo. Para operaciones importantes, revisa esa base con un abogado antes de firmar. Y si el acuerdo acompaña a una colaboración estable, el siguiente paso es redactar un contrato de prestación de servicios.

¿Te ha tocado alguna vez firmar un NDA que no entendías del todo? Cuéntame en los comentarios qué cláusula te hizo dudar.